建立和疏通信息流通渠道，加強信息流通接口管理，確保與公司質量管理體系運作的相關信息能得到及時的溝通和處理。

2? 范圍

適用于與本公司整體運作有關的各類內外部信息溝通的管理。

3??????? 定義和術語

無

4? 職責

4.1 各部門負責工作范圍內的企業(yè)內外部的信息收集和整理。

4.2 質量部負責與產品質量相關的信息，并做好相關傳遞、處理、匯總及保存工作。

4.3 銷售部負責與市場動態(tài)相關的信息，并做好相關傳遞、處理、匯總及保存工作。

4.4 管理部負責與企業(yè)管理相關的信息，并做好相關傳遞、處理、匯總及保存工作。

4.5 總經理負責對信息收集、統(tǒng)籌及其在內部溝通全過程的監(jiān)督和控制。

5? 程序

工作流程：溝通內容（信息）之分類→信息的收集→信息重要度分級→信息溝通

→溝通效果評價→溝通改進→溝通內容（信息）的歸檔與保存

5.1 溝通內容（信息）之分類

5.1.1外部信息

5.1.1.1 與產質量量有關的外部信息

1. 客戶、產品檢查機構、質量技術監(jiān)督機構、認證機構等檢查或監(jiān)測結果及反饋的信息。
2. 產品標準類信息。
3. 市場動態(tài)、行業(yè)動態(tài)（包括競爭對手）中與質量相關的信息。
4. 供應商的質量信息及投訴等。
5. 其它外部與產質量量相關的各類信息。

5.1.1.2 與企業(yè)管理相關的外部信息

1. 政府及有關部門頒布的與企業(yè)運作有關的信息，如法律、法規(guī)、條例等。
2. 市場、行業(yè)動態(tài)（包括競爭對手）中與企業(yè)管理相關的信息。
3. 與企業(yè)有合作關系的社會機構、團體、企業(yè)的相關反饋信息。

5.1.2內部信息

a. 體系運行情況、質量方針目標的實施情況、生產過程情況、產品檢查情況等。

b. 員工對有關產品質量的建議和意見等。

c. 企業(yè)規(guī)章制度的建立、推行、運作效果等相關情況。

d. 財務、人事、行政、后勤、安全、衛(wèi)生等情況。

e. 員工有關企業(yè)內部管理的建議和意見等。

5.2 信息的收集

信息（數(shù)據(jù)）每月收集、分析、傳遞、匯總至少一次，各部門按部門職能和各運行程序的規(guī)定收集和整理相關的信息。

5.3 信息重要度分級

根據(jù)信息的緊急及重要程度，分為三級：

A、一級數(shù)據(jù)為重要且緊急的數(shù)據(jù)，指直接影響顧客滿意度的數(shù)據(jù)；

B、二級數(shù)據(jù)為不重要但緊急的數(shù)據(jù)；

C、三級數(shù)據(jù)為日常信息，不需標識。

數(shù)據(jù)的標識由數(shù)據(jù)收集部門在信息單的右上角打“√”說明。

5.4 信息溝通

5.4.1溝通方式及追蹤落實

5.4.1.1 會議

5.4.1.1.1 會議計劃

a例行性會議

b臨時性會議

5.4.1.1.2 例行性會議

表1：例行性會議的相關規(guī)定

5.4.1.1.3 臨時性會議由總經理或相關權責主管在信息溝通之必要時提議，經總經理或相關部門主管同意時召開。

5.4.1.2 會議管理

a.例行性會議如有變更，原則上應提前半個工作日通知，如無變更則不另行通知。

b.臨時性會議原則上應至少提前1小時通知參加人員。

c.會議參加者必須準時出席必要時填寫《簽到表》，因故無法到會者，事先須向主持人請假并取得許可，或派代理人出席（代理人應向主持人報備），遲到、早退者須向主持人報備，取得諒解及同意。

d.會議應事先明確主題，與會人員應依據(jù)本職工作做好各種準備（包括資料、數(shù)據(jù)）。

e.主持人應控制會議時程，盡量在規(guī)定的時間內結束會議。

f.會議決議的落實實施情況，應作為下次會議議題之一。

5.4.1.3 會議紀律

a. 參會人必須清楚與會目的，簡單扼要的闡述需呈報事項；

b. 在進行專項討論的時候，與會人員需圍繞主題進行；

c. 會議主持人應根據(jù)討論議題，適時的控制會議時間；

d. 會議中途需離席時，需向主持人說明；

e. 在會議主持人宣布會議結束后，方可散會。

5.4.1.4 會議決議追蹤落實。

1. 會議結束后，由會議主席根據(jù)會議溝通內容的重要程度決定是否簽發(fā)《會議紀要》，并分發(fā)相關部門或人員。
2. 簽發(fā)《會議紀要》的，由會議主席指定專人對《會議紀要》相關內容的落實情況進行追蹤，并匯報追蹤結果。

5.4.2計劃、報表、報告和通告溝通

報告要求見【各部門主管報告要求】。

5.4.3其它溝通形式

5.5 溝通效果評價和溝通改進：見《持續(xù)改進管理程序》。

5.6 溝通內容（信息）的歸檔與保存。

5.6.1各部門均需做好信息原稿和接收信息的保管和歸檔、處置工作，屬于文件類的按《文件控制程序》執(zhí)行，屬于記錄類的按 《記錄控制程序》執(zhí)行。

6? 支持性文件

6.1《各部門主管報告要求》

6.2《糾正和預防措施管理程序》

6.3《持續(xù)改進管理程序》

6.4《文件控制程序》

6.5《滿意度管理程序》

6.6《記錄控制程序》

7? 記錄

7.1《會議簽到表》??????????????????????????????????? 保存期三年

7.2《會議紀錄》????????????? 保存期：重大會議/三年甚至更長；一般會議/一年

7.3《工作聯(lián)系單》????????? ??????????????????????????保存期二年

7.4《信息反饋單》??????????????????????????????????? 保存期二年

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